Buchhaltung für österreichische Startups: Die ersten Schritte

Du hast eine Geschäftsidee, brennst dafür – aber die Buchhaltung wirkt wie ein riesiger, komplizierter Berg? Keine Sorge, du bist nicht allein!

Dieser Guide führt dich Schritt für Schritt durch alles, was du als Gründer in Österreich zur Buchhaltung wissen musst: Von der Gewerbeanmeldung bis zur ersten Rechnung, von Steuern bis zur Rechnungslegung.

Phase 1: Vor der Gründung

Schritt 1: Rechtsform wählen

Die wichtigsten Rechtsformen in Österreich:

| Rechtsform | Haftung | Gründungskosten | Geeignet für | |------------|---------|-----------------|--------------| | Einzelunternehmen | Unbeschränkt | ~€ 0-100 | Solopreneure, Freelancer | | GmbH | Beschränkt auf Stammkapital | ~€ 1.500 + 10.000€ Stammkapital | Wachstums-Startups | | OG | Unbeschränkt (alle Gesellschafter) | ~€ 0-500 | Partner-Gründungen | | KG | Komplementär unbeschränkt, Kommanditist beschränkt | ~€ 500 | Kapitalintensive Geschäfte |

Für die meisten Gründer:

• Solo-Gründer: Einzelunternehmen (später eventuell GmbH)
• Team-Gründung mit Investoren: Direkt GmbH

Schritt 2: Gewerbeanmeldung

Wo? Bei der Gewerbebehörde (meist Magistrat/Bezirkshauptmannschaft)

Was brauchst du?

• Lichtbildausweis
• Meldezettel
• Ggf. Befähigungsnachweis (je nach Gewerbe)

Kosten:

• Freies Gewerbe: ~€ 30-50
• Reglementiertes Gewerbe: ~€ 200

Online-Anmeldung: unternehmensserviceportal.at

Schritt 3: Finanzamt-Meldung

Nach Gewerbeanmeldung meldet sich das Finanzamt automatisch bei dir.

Was kommt?

• Fragebogen zur steuerlichen Erfassung (Formular U15)
• Ausfüllen und zurücksenden
• Finanzamt vergibt Steuernummer

Wichtige Punkte im Fragebogen:

• Kleinunternehmerregelung: Ja/Nein?
• Gewinnermittlung: Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (E/A)
• Umsatzsteuer: Monatlich/Quartalsweise?

Phase 2: Buchhaltungs-Setup

Schritt 4: Geschäftskonto eröffnen

Warum wichtig?

• Trennung privat/geschäftlich
• Übersichtliche Buchhaltung
• Professioneller Auftritt

Empfohlene Banken für Startups:

• Erste Bank / Sparkasse: Klassisch, gute Betreuung
• Revolut Business: Modern, günstig, online
• N26 Business: Digital, einfach
• Kontist: Speziell für Selbstständige (Deutschland, aber nutzbar)

Kosten: €0 - €20/Monat

Schritt 5: Buchhaltungs-Software wählen

Die wichtigsten Optionen:

| Software | Preis | Geeignet für | |----------|-------|--------------| | DocsFlow | Ab €10/Monat | Startups, Freelancer | | Lexoffice | Ab €10/Monat | Deutsche Alternative | | Sage | Ab €20/Monat | Etablierte Lösung | | RZL | Ab €30/Monat | Klassisch österreichisch | | Excel | Kostenlos | Nur für kleinste Unternehmen |

Tipp: Nutze moderne Cloud-Software (z.B. DocsFlow) statt Excel!

Schritt 6: Buchhaltungs-System einrichten

Was brauchst du?

✅ Belege aufbewahren

• Eingangsrechnungen (Lieferanten)
• Ausgangsrechnungen (Kunden)
• Bankauszüge
• Kassenbelege

✅ Digitale Ablage

• Alle Belege scannen/fotografieren
• Ordnerstruktur: Jahr/Monat
• Cloud-Speicher (z.B. Google Drive, Dropbox)

✅ Kategorien festlegen

Einnahmen:
- Beratung
- Produktverkauf
- Sonstiges

Ausgaben:
- Büromaterial
- Software
- Marketing
- Reisekosten
- Fortbildung
- Miete/Nebenkosten

Phase 3: Die ersten Geschäfte

Schritt 7: Erste Rechnung schreiben

Pflichtangaben einer Rechnung in Österreich:

✅ Name und Anschrift (Aussteller + Empfänger) ✅ Rechnungsnummer (fortlaufend, eindeutig) ✅ Rechnungsdatum ✅ Leistungsdatum (oder Zeitraum) ✅ Menge und Bezeichnung der Leistung ✅ Entgelt (Preis pro Einheit) ✅ Steuersatz und Steuerbetrag ✅ Gesamtbetrag ✅ UID-Nummer (falls vorhanden)

Beispiel-Rechnung:

──────────────────────────────────────────
               RECHNUNG
──────────────────────────────────────────

Dein Startup OG                  Rechnung: 2025-001
Musterstraße 1                   Datum: 15.01.2025
1010 Wien                        UID: ATU12345678

An:
Musterkunde GmbH
Kundenstraße 10
1020 Wien

──────────────────────────────────────────
Position:
Webdesign Homepage
Leistungszeitraum: 01.01. - 15.01.2025

Netto:                          5.000,00€
USt 20%:                        1.000,00€
──────────────────────────────────────────
GESAMT:                         6.000,00€
──────────────────────────────────────────

Zahlungsziel: 14 Tage (bis 29.01.2025)

IBAN: AT12 3456 7890 1234 5678
BIC: ABCDAT2WXXX
Verwendungszweck: Rechnung 2025-001
──────────────────────────────────────────

Schritt 8: Eingangsrechnungen verbuchen

Was tun bei erhaltenen Rechnungen?

1. Prüfen

   • Ist die Rechnung korrekt?
   • Alle Pflichtangaben vorhanden?
   • Preis vereinbart?

2. Verbuchen

   • In Buchhaltungssoftware erfassen
   • Kategorie zuordnen (z.B. "Büromaterial")
   • Vorsteuer extrahieren

3. Bezahlen

   • Zahlungsziel beachten
   • Skonto nutzen (falls angeboten)
   • Zahlungsbestätigung aufbewahren

4. Ablegen

   • Digital speichern (Scan/PDF)
   • 7 Jahre aufbewahren (gesetzliche Pflicht)

Schritt 9: Erste UVA (Umsatzsteuervoranmeldung)

Wann? Monatlich, bis zum 15. des Folgemonats

Was melden?

• Summe aller Umsätze (Ausgangsrechnungen)
• Summe aller Vorsteuern (Eingangsrechnungen)
• Zahllast = USt - Vorsteuer

Beispiel:

Monat: Jänner 2025

Ausgangsrechnungen:
- Rechnung 001: 5.000€ + 1.000€ USt
- Rechnung 002: 3.000€ +   600€ USt
────────────────────────────────────
Gesamt USt:                  1.600€

Eingangsrechnungen:
- Laptop: 1.000€ + 200€ USt
- Software: 600€ + 120€ USt
────────────────────────────────────
Gesamt Vorsteuer:              320€

Zahllast:
1.600€ - 320€ = 1.280€

→ Bis 31.01. zu zahlen: 1.280€

Wie abgeben? Über FinanzOnline (finanzonline.bmf.gv.at)

Buchhaltungs-Methoden

Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (E/A)

Für wen? Kleinere Unternehmen (< 700.000€ Umsatz)

Prinzip:

Einnahmen - Ausgaben = Gewinn

Vorteile: ✅ Einfach ✅ Wenig Aufwand ✅ Keine doppelte Buchführung nötig

Beispiel:

Einnahmen 2025:
- Beratung:          50.000€
- Produktverkauf:    30.000€
────────────────────────────
Gesamt:              80.000€

Ausgaben 2025:
- Büro/Material:      5.000€
- Software:           3.000€
- Marketing:         10.000€
- SVS-Beiträge:       8.000€
- Sonstiges:          4.000€
────────────────────────────
Gesamt:              30.000€

Gewinn:
80.000€ - 30.000€ = 50.000€

→ Einkommensteuer auf 50.000€

Bilanzierung (doppelte Buchführung)

Für wen? Größere Unternehmen (> 700.000€ Umsatz) oder GmbHs

Prinzip:

• Jede Buchung hat zwei Seiten (Soll und Haben)
• Jahresabschluss: Bilanz + Gewinn- und Verlustrechnung

Vorteil: Detaillierte Übersicht über Vermögen

Nachteil: Komplexer, meist Steuerberater nötig

Steuern für Startups

1. Umsatzsteuer (USt)

Was? 20% (10%/13% ermäßigt) auf Umsätze Wann? Monatlich (UVA) Wer? Alle außer Kleinunternehmer (< 35.000€)

2. Einkommensteuer (ESt)

Was? Steuern auf Gewinn (progressiv 0-55%)

Steuersätze 2025:

| Einkommen | Steuersatz | |-----------|------------| | 0 - 12.816€ | 0% | | 12.816 - 20.818€ | 20% | | 20.818 - 34.513€ | 30% | | 34.513 - 66.612€ | 40% | | 66.612 - 99.266€ | 48% | | Ab 99.266€ | 50% | | Ab 1 Mio€ | 55% |

Wann? Jährlich, Steuererklärung bis 30. April (ohne Steuerberater)

3. Körperschaftsteuer (KöSt) - nur GmbH

Was? 23% auf Gewinn (bei GmbHs) Wann? Jährlich

4. Sozialversicherung (SVS)

Was? Kranken-, Pensions-, Unfallversicherung Höhe: ~27% der Einkünfte Wann? Quartalsweise

Tipp: Gründer-Privileg nutzen (erste 3 Jahre reduzierte Beiträge!)

Häufige Fehler von Startups

Fehler 1: Privat und Geschäftlich mischen

Falsch:

Privates Konto für Firmenausgaben
→ Chaos bei Buchhaltung
→ Finanzamt mag das nicht

Richtig:

Geschäftskonto für alle Firmenausgaben
→ Klare Trennung
→ Einfache Buchhaltung

Fehler 2: Belege verlieren

Falsch:

"Ich mach das später..."
→ Belege gehen verloren
→ Keine Vorsteuer!

Richtig:

Beleg direkt scannen/fotografieren
→ Cloud-Speicher (z.B. DocsFlow)
→ Alle Vorsteuern gesichert

Fehler 3: USt-Zahllast ausgeben

Falsch:

Rechnung: 6.000€ (inkl. 1.000€ USt)
→ Alles ausgeben
→ Zahllast-Problem bei UVA!

Richtig:

Rechnung: 6.000€ (inkl. 1.000€ USt)
→ 1.000€ sofort für USt zurücklegen
→ Keine Probleme bei Zahllast

Fehler 4: Zu spät mit Steuerberater starten

Falsch:

"Ich mach alles selbst..."
→ Fehler häufen sich
→ Steuernachzahlung!

Richtig:

Bei Komplexität: Steuerberater holen
→ Professionelle Beratung
→ Steuern optimieren

Fehler 5: Keine Rücklagen bilden

Falsch:

Gewinn: 50.000€
→ Alles ausgeben
→ Steuernachzahlung: 15.000€ → Krise!

Richtig:

Gewinn: 50.000€
→ 30% Rücklagen (15.000€)
→ Steuern problemlos zahlen

Checkliste: Buchhaltung im Griff

Monatlich:

• [ ] Alle Belege gescannt/digitalisiert
• [ ] Eingangsrechnungen verbucht
• [ ] Ausgangsrechnungen verschickt
• [ ] UVA abgegeben (bis 15.)
• [ ] USt-Zahllast überwiesen (bis Ultimo)

Quartalsweise:

• [ ] SVS-Beiträge gezahlt
• [ ] Rücklagen geprüft (30% des Gewinns)
• [ ] Geschäftskonto abgestimmt

Jährlich:

• [ ] Einnahmen-Ausgaben-Rechnung erstellt
• [ ] Jahressteuererklärung (bis 30.04.)
• [ ] Jahresumsatzsteuererklärung (bis 15.02.)
• [ ] Belege archiviert (7 Jahre)

Tools für Startup-Buchhaltung

1. DocsFlow (Empfehlung)

✅ Rechnungen erstellen ✅ Belege erfassen (Foto-Upload) ✅ UVA automatisch ✅ Steuerberater-Export ✅ E-Rechnungen 2025-konform

👉 Jetzt DocsFlow testen

2. FinanzOnline

• Offizielle Plattform des Finanzamts
• UVA, Steuererklärungen
• Kostenlos

3. SVS-Online

• Sozialversicherung der Selbstständigen
• Beiträge einsehen
• Einziehungsauftrag einrichten

4. Unternehmensserviceportal (USP)

• Gewerbeanmeldung online
• Formulare und Anträge

Wann brauchst du einen Steuerberater?

Steuerberater JA, wenn:

✅ Komplexe Geschäftsmodelle (z.B. internationale Kunden) ✅ GmbH-Gründung (Bilanzierungspflicht) ✅ Umsatz > 100.000€ (mehr Aufwand) ✅ Mehrere Gesellschafter (komplexe Gewinnverteilung) ✅ Keine Zeit für Buchhaltung

Steuerberater NEIN, wenn:

✅ Einfache Dienstleistung (z.B. Freelancer) ✅ Umsatz < 35.000€ (Kleinunternehmer) ✅ Gute Buchhaltungssoftware (z.B. DocsFlow) ✅ Budget knapp (am Anfang)

Tipp: Starte ohne Steuerberater, hol ihn dazu wenn:

• Umsatz steigt
• Komplexität steigt
• Du mehr Zeit fürs Geschäft brauchst

Kosten der Buchhaltung

Beispielkalkulation für Startups:

| Position | Kosten/Jahr | |----------|-------------| | Buchhaltungssoftware (DocsFlow) | €120 - €240 | | Steuerberater (optional) | €1.200 - €3.600 | | Geschäftskonto | €0 - €240 | | Belege/Archivierung | €0 - €100 | | SVS-Beiträge | ~€7.200+ | | Steuerberatung (Gründung) | ~€500 | | Gesamt (ohne Steuerberater) | ~€7.500/Jahr | | Gesamt (mit Steuerberater) | ~€9.000/Jahr |

Fazit: Buchhaltung ist machbar!

Buchhaltung wirkt am Anfang überwältigend. Aber mit der richtigen Vorbereitung und den richtigen Tools wird sie zur Routine:

✅ Schritt 1: Gewerbeanmeldung ✅ Schritt 2: Geschäftskonto & Software (DocsFlow) ✅ Schritt 3: Belege laufend erfassen ✅ Schritt 4: Monatlich UVA abgeben ✅ Schritt 5: Jährlich Steuererklärung

Mit DocsFlow hast du:

• Alle Belege an einem Ort
• Automatische UVA-Vorbereitung
• E-Rechnungen 2025-konform
• Export für Steuerberater

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Fragen zur Startup-Buchhaltung? Schreib uns – wir helfen gerne weiter!