E-Rechnungspflicht 2025: Was österreichische Unternehmer jetzt wissen müssen

Ab 1. Januar 2025 wird in Österreich die E-Rechnungspflicht für Unternehmen eingeführt. Diese weitreichende Änderung betrifft nahezu alle Unternehmer und Selbstständige. In diesem umfassenden Guide erfährst du alles, was du über die neue Regelung wissen musst.

Was ist die E-Rechnungspflicht?

Die E-Rechnungspflicht bedeutet, dass Rechnungen zwischen Unternehmern (B2B) in Österreich künftig nur noch elektronisch in einem strukturierten Format ausgestellt und empfangen werden dürfen. Eine einfache PDF-Rechnung per E-Mail reicht dabei nicht mehr aus.

Die wichtigsten Fakten auf einen Blick:

• Startdatum: 1. Januar 2025
• Betrifft: Alle B2B-Transaktionen in Österreich
• Format: Strukturierte E-Rechnung (XML-basiert)
• Standard: Primär EN 16931 (z.B. Factur-X, ZUGFeRD)
• Ausnahme: B2C-Rechnungen (an Privatpersonen) können weiterhin als PDF verschickt werden

Warum kommt die E-Rechnungspflicht?

Die Einführung der E-Rechnungspflicht ist Teil einer EU-weiten Initiative zur:

1. Betrugsbekämpfung: Strukturierte Daten erleichtern die automatische Kontrolle durch Finanzbehörden
2. Digitalisierung: Förderung digitaler Geschäftsprozesse
3. Effizienzsteigerung: Automatische Verarbeitung spart Zeit und Kosten
4. Harmonisierung: EU-weite Angleichung der Rechnungsstandards

Was ändert sich konkret für dich?

Bisherige Praxis (bis 31.12.2024):

Rechnung erstellen (Word/Excel)
→ Als PDF speichern
→ Per E-Mail versenden
→ Fertig ✓

Neue Praxis (ab 01.01.2025):

Rechnung in System erstellen
→ Als strukturierte E-Rechnung exportieren (XML)
→ Über E-Rechnungssystem versenden
→ Empfänger kann automatisch verarbeiten ✓

Welche Formate sind zulässig?

Die E-Rechnung muss einem strukturierten Format entsprechen. In Österreich werden primär folgende Standards akzeptiert:

1. Factur-X / ZUGFeRD

• Hybrid-Format: PDF + eingebettete XML-Daten
• Benutzerfreundlich: Sieht aus wie normale Rechnung
• Maschinenlesbar: Enthält strukturierte Daten
• Empfohlen für kleine und mittlere Unternehmen

2. XRechnung

• Reines XML-Format
• Standard in Deutschland
• Auch in Österreich anerkannt
• Für erfahrene Nutzer

3. UBL (Universal Business Language)

• Internationaler Standard
• XML-basiert
• Für große Unternehmen und internationale Geschäfte

Schritt-für-Schritt: So machst du dich bereit

Phase 1: Vorbereitung (bis März 2025)

1. System prüfen

• Kann dein aktuelles Rechnungsprogramm E-Rechnungen erstellen?
• Falls nein: Umstieg auf geeignete Software planen

2. Format wählen

• Für die meisten KMUs: Factur-X (PDF/A-3 mit XML)
• Einfache Umstellung, hohe Akzeptanz

3. Mitarbeiter schulen

• Neuer Rechnungsprozess muss verstanden werden
• Umgang mit E-Rechnungssoftware lernen

Phase 2: Umsetzung (ab April 2025)

1. E-Rechnungen versenden

// Beispiel: DocsFlow E-Rechnung erstellen
const invoice = {
  customer: "Mustermann GmbH",
  items: [
    { name: "Beratung", amount: 1200, vat: 20 }
  ],
  format: "facturx" // E-Rechnungsformat
}

// DocsFlow erstellt automatisch:
// - PDF-Ansicht für Menschen
// - XML-Daten für Maschinen
// - Versand über sicheren Kanal

2. E-Rechnungen empfangen

• Automatischer Import in Buchhaltungssystem
• Prüfung der strukturierten Daten
• Freigabe und Zahlung

3. Archivierung

• E-Rechnungen müssen 7 Jahre aufbewahrt werden
• Inklusive XML-Daten und Signatur
• Unveränderbar speichern

Praktisches Beispiel: Von PDF zu E-Rechnung

Alte PDF-Rechnung:

RECHNUNG

Mustermann GmbH
Musterstraße 1
1010 Wien

Position: Webdesign
Betrag: € 1.200,00
USt 20%: € 240,00
Gesamt: € 1.440,00

Neue E-Rechnung (Factur-X):

• Sichtbar: Schönes PDF wie gewohnt
• Eingebettet: XML-Daten:

<Invoice>
  <InvoiceNumber>2025-001</InvoiceNumber>
  <IssueDate>2025-01-15</IssueDate>
  <BuyerReference>Mustermann GmbH</BuyerReference>
  <TaxAmount currencyID="EUR">240.00</TaxAmount>
  <TaxInclusiveAmount>1440.00</TaxInclusiveAmount>
  ...
</Invoice>

Häufige Fragen (FAQ)

Muss ich wirklich umstellen?

Ja. Ab 2025 ist die E-Rechnung für alle B2B-Transaktionen in Österreich verpflichtend. Verstöße können zu Strafen führen.

Was passiert mit meinen alten Rechnungen?

Bereits ausgestellte Rechnungen sind nicht betroffen. Die Pflicht gilt nur für neue Rechnungen ab 1. Januar 2025.

Kann ich noch PDF-Rechnungen versenden?

Nur an Privatpersonen (B2C). Für Geschäftskunden (B2B) ist die strukturierte E-Rechnung Pflicht.

Was kostet die Umstellung?

Das hängt von deiner aktuellen Lösung ab:

• Bereits E-Rechnungs-fähig: Meist kostenlos
• Update nötig: Je nach Anbieter 0-200€ einmalig
• Neue Software nötig: Ab 10€/Monat (z.B. DocsFlow)

Wie sicher sind E-Rechnungen?

Sehr sicher! E-Rechnungen können signiert werden und sind damit fälschungssicher. Die strukturierten Daten können nicht unbemerkt verändert werden.

Wie DocsFlow dich unterstützt

DocsFlow ist ab Tag 1 E-Rechnungspflicht-konform:

✅ Automatische E-Rechnungen

• Erstelle Factur-X E-Rechnungen mit einem Klick
• Hybrid-Format: PDF zum Anschauen + XML für Automatisierung

✅ Empfang & Verarbeitung

• Importiere E-Rechnungen automatisch
• Extrahiere Daten direkt in deine Buchhaltung

✅ Sichere Archivierung

• 7 Jahre revisionssicher
• Inklusive Originalformat und Signatur

✅ Kein Aufwand

• Gleicher Workflow wie bisher
• DocsFlow kümmert sich um alle technischen Details

Checkliste: Bist du bereit?

Prüfe, ob du vorbereitet bist:

• [ ] Rechnungssoftware unterstützt E-Rechnungen (Factur-X/XRechnung)
• [ ] Alle Geschäftspartner wurden informiert
• [ ] Mitarbeiter kennen neuen Prozess
• [ ] Archivierungssystem ist vorbereitet
• [ ] Testrechnung erstellt und geprüft
• [ ] Empfang von E-Rechnungen getestet

Timeline: Was wann zu tun ist

November 2024:
└─ Information über E-Rechnungspflicht

Dezember 2024:
└─ Software-Check und ggf. Umstellung planen

Januar 2025:
└─ E-Rechnungspflicht startet
└─ Erste E-Rechnungen versenden

Februar-März 2025:
└─ Übergangsphase: Fehler korrigieren
└─ Prozesse optimieren

Ab April 2025:
└─ Routine: E-Rechnungen sind Standard

Fazit: Chance statt Last

Die E-Rechnungspflicht mag zunächst wie ein zusätzlicher bürokratischer Aufwand erscheinen. Tatsächlich bietet sie aber enorme Vorteile:

• Zeitersparnis: Automatische Verarbeitung statt manueller Dateneingabe
• Weniger Fehler: Keine Tippfehler bei Übernahme von Rechnungsdaten
• Schnellere Zahlung: Automatisierte Prozesse beschleunigen Zahlungsläufe
• Kostenersparnis: Weniger Papier, Porto und manuelle Arbeit
• Compliance: Automatische Einhaltung gesetzlicher Anforderungen

Mit der richtigen Software wie DocsFlow wird die E-Rechnung zum Selbstläufer. Du erstellst weiterhin deine Rechnungen wie gewohnt – DocsFlow kümmert sich um den Rest.

Jetzt handeln

Warte nicht bis zur letzten Minute. Je früher du umstellst, desto entspannter startest du ins neue Jahr.

👉 Teste DocsFlow jetzt kostenlos und sei bereit für 2025.

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