Eine Eingangsrechnung ist jede Rechnung, die bei deinem Unternehmen eingeht. Sie dokumentiert deine Zahlungsverpflichtung gegenüber einem Lieferanten oder Dienstleister. In diesem Guide erfährst du alles, was du über Eingangsrechnungen wissen musst.
Was ist eine Eingangsrechnung?
Eine Eingangsrechnung ist das Gegenteil einer Ausgangsrechnung:
- Du erhältst die Rechnung von einem anderen Unternehmen
- Du musst zahlen - es entsteht eine Verbindlichkeit
- Du kannst Vorsteuer abziehen (wenn du umsatzsteuerpflichtig bist)
Typische Beispiele
- Rechnung vom Büromaterial-Händler
- Monatliche Telefonrechnung
- Rechnung vom Steuerberater
- Miete für Geschäftsräume
- Rechnung für Webhosting
Die Pflichtangaben einer Eingangsrechnung
Damit du die Vorsteuer abziehen kannst, muss die Eingangsrechnung alle gesetzlichen Pflichtangaben enthalten (UStG § 11):
Muss enthalten sein
- Name und Adresse des Ausstellers - Wer hat die Rechnung geschrieben?
- Dein Name und Adresse - Dein Unternehmen als Empfänger
- Rechnungsdatum - Wann wurde die Rechnung erstellt?
- Fortlaufende Rechnungsnummer - Muss einmalig sein
- Leistungsbeschreibung - Was wurde geliefert oder geleistet?
- Leistungsdatum - Wann wurde geliefert oder geleistet?
- Nettobetrag - Summe ohne Steuer
- Steuersatz und Steuerbetrag - z.B. 20% USt = 200,00 Euro
- Bruttobetrag - Summe mit Steuer
- Steuernummer oder UID-Nummer - Des Ausstellers
Oft zusätzlich enthalten
- Bankverbindung des Ausstellers
- Zahlungsfrist
- Skonto-Bedingungen
Eingangsrechnung prüfen - Die 3 Schritte
Bevor du eine Eingangsrechnung zahlst, solltest du sie sorgfältig prüfen:
1. Sachliche Prüfung
- Hast du die Ware oder Leistung tatsächlich erhalten?
- Stimmt die Menge mit der Bestellung überein?
- Entspricht die Qualität der Vereinbarung?
2. Rechnerische Prüfung
- Sind alle Rechenoperationen korrekt?
- Stimmt der Steuersatz (10%, 13%, 20%)?
- Passt der Nettobetrag zum vereinbarten Preis?
3. Rechtliche Prüfung
- Sind alle Pflichtangaben vorhanden?
- Ist die Rechnungsnummer einmalig?
- Stimmt die UID-Nummer des Lieferanten?
Eingangsrechnung verbuchen
Der Buchungssatz
Bei der Buchung einer Eingangsrechnung buchst du drei Dinge:
- Den Aufwand (z.B. Büromaterial, Beratung)
- Die Vorsteuer (abziehbar bei der UVA)
- Die Verbindlichkeit (du schuldest dem Lieferanten Geld)
Beispiel
Du erhältst eine Rechnung über 1.200 Euro brutto für Büromaterial:
Aufwand Büromaterial 1.000,00 Euro
Vorsteuer 200,00 Euro
an Verbindlichkeiten 1.200,00 Euro
Bei Zahlung
Wenn du die Rechnung bezahlst:
Verbindlichkeiten 1.200,00 Euro
an Bank 1.200,00 Euro
Vorsteuerabzug - Das musst du wissen
Was ist Vorsteuer?
Die Umsatzsteuer, die du auf Eingangsrechnungen zahlst, heißt aus deiner Sicht "Vorsteuer". Du kannst sie vom Finanzamt zurückholen.
Voraussetzungen
- Du bist umsatzsteuerpflichtig (kein Kleinunternehmer)
- Die Rechnung ist formal korrekt (alle Pflichtangaben)
- Die Leistung dient deinem Unternehmen
- Du hast die Originalrechnung
Kein Vorsteuerabzug bei
- Bewirtungskosten (nur 50% abziehbar)
- Privatausgaben
- Fehlerhaften Rechnungen
Fehlerhafte Eingangsrechnung - Was tun?
Nicht selbst korrigieren!
Du darfst Eingangsrechnungen niemals selbst ändern. Nur der Aussteller darf korrigieren.
Der richtige Weg
- Kontaktiere den Rechnungssteller sofort
- Bitte um eine Stornorechnung
- Fordere eine korrigierte Neuausstellung
- Zahle erst nach Erhalt der korrekten Rechnung
Aufbewahrungspflicht
Wie lange aufbewahren?
Eingangsrechnungen müssen 7 Jahre aufbewahrt werden. Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres.
Beispiel: Eine Rechnung vom März 2025 musst du bis 31. Dezember 2032 aufbewahren.
Digital oder Papier?
Beides ist erlaubt. Bei digitaler Aufbewahrung muss die Rechnung:
- Unveränderbar gespeichert sein
- Jederzeit lesbar bleiben
- Bei Prüfung verfügbar sein
Skonto nutzen
Was ist Skonto?
Skonto ist ein Preisnachlass bei schneller Zahlung. Typisch: 2-3% bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen.
Beispiel mit Skonto
Rechnung: 1.200 Euro brutto Skonto: 3% bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen
Du sparst: 36 Euro Du zahlst: 1.164 Euro
Buchung bei Skonto
Verbindlichkeiten 1.200,00 Euro
an Skonto-Ertrag 30,00 Euro
an Vorsteuer-Korrektur 6,00 Euro
an Bank 1.164,00 Euro
Häufige Fragen (FAQ)
Muss ich jede kleine Rechnung aufheben?
Ja, alle Eingangsrechnungen müssen 7 Jahre aufbewahrt werden - auch Kleinbeträge.
Was, wenn die Rechnung keine Rechnungsnummer hat?
Dann ist sie formal fehlerhaft. Fordere eine korrekte Rechnung an, sonst verlierst du den Vorsteuerabzug.
Wie schnell muss ich eine Eingangsrechnung bezahlen?
Das hängt von den Zahlungsbedingungen ab. Üblich sind 14-30 Tage. Achte auf Skonto-Fristen!
Kann ich Eingangsrechnungen per E-Mail erhalten?
Ja, elektronische Rechnungen sind gültig. Sie müssen aber die gleichen Pflichtangaben enthalten.
Eingangsrechnungen mit Rechnungsheld verwalten
Rechnungsheld macht die Verwaltung von Eingangsrechnungen einfach:
- OCR-Erkennung - Daten werden automatisch ausgelesen
- Automatische Prüfung der Pflichtangaben
- Vorsteuer-Übersicht immer im Blick
- Sichere Cloud-Archivierung - deine Belege jederzeit verfügbar
- Zahlungserinnerung - verpasse keine Skonto-Fristen