Als Unternehmer in Österreich begegnest du verschiedenen Rechnungsarten. Jede hat ihren eigenen Zweck und gesetzliche Anforderungen. In diesem Guide erklären wir dir alle wichtigen Rechnungsarten - einfach und verständlich.
Die 5 wichtigsten Rechnungsarten im Überblick
| Rechnungsart | Du erhältst/erstellst | Betrag | Zweck |
|---|---|---|---|
| Eingangsrechnung | Erhältst du | Positiv | Zahlungsaufforderung von Lieferanten |
| Ausgangsrechnung | Erstellst du | Positiv | Forderung an deine Kunden |
| Teilrechnung | Erstellst du | Positiv | Abrechnung von Teilleistungen |
| Stornorechnung | Erstellst du | Negativ | Korrektur fehlerhafter Rechnungen |
| Gutschrift | Empfänger erstellt | Positiv | Abrechnung durch den Leistungsempfänger |
1. Eingangsrechnung - Was du von anderen erhältst
Eine Eingangsrechnung erhältst du, wenn ein Lieferant oder Dienstleister eine Leistung für dich erbracht hat. Sie dokumentiert deine Zahlungsverpflichtung.
Das Wichtigste zur Eingangsrechnung
- Du musst den Betrag an den Rechnungssteller zahlen
- Du kannst die Vorsteuer geltend machen (wenn du umsatzsteuerpflichtig bist)
- Die Rechnung muss 7 Jahre aufbewahrt werden
- Prüfe jede Eingangsrechnung auf Korrektheit
Beispiele
- Rechnung vom Steuerberater
- Telefonrechnung
- Rechnung für Büromaterial
- Miete für Geschäftsräume
2. Ausgangsrechnung - Was du an Kunden stellst
Eine Ausgangsrechnung erstellst du selbst für deine Kunden. Sie dokumentiert deine Forderung für erbrachte Leistungen.
Die 10 Pflichtangaben
Jede Ausgangsrechnung in Österreich muss enthalten:
- Dein Name und Adresse
- Kundenname und Adresse
- Rechnungsdatum
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Leistungsbeschreibung
- Leistungsdatum
- Nettobetrag
- Steuersatz und Steuerbetrag
- Bruttobetrag
- Steuernummer oder UID-Nummer
Kleinbetragsrechnung
Bei Rechnungen bis 400 Euro (brutto) gelten vereinfachte Regeln. Rechnungsnummer und Kundenadresse sind dann optional.
3. Teilrechnung - Für größere Projekte
Eine Teilrechnung verwendest du bei längeren Projekten. Du rechnest damit abgeschlossene Teilleistungen ab, bevor das gesamte Projekt fertig ist.
Wann ist eine Teilrechnung sinnvoll?
- Bei Bauprojekten mit mehreren Phasen
- Bei Softwareentwicklung in Modulen
- Bei langen Beratungsprojekten
- Wenn du auf Liquidität angewiesen bist
Wichtiger Unterschied zur Abschlagsrechnung
| Teilrechnung | Abschlagsrechnung |
|---|---|
| Für bereits erbrachte Teilleistung | Für allgemeinen Projektfortschritt |
| Gewährleistung beginnt sofort | Gewährleistung erst nach Projektende |
| Nach Leistungserbringung | Auch als Anzahlung möglich |
4. Stornorechnung - Fehler korrigieren
Eine Stornorechnung korrigiert eine fehlerhafte Rechnung, die bereits bezahlt wurde. Sie weist negative Beträge aus.
Wann brauchst du eine Stornorechnung?
- Bei falschen Rechnungsbeträgen
- Bei falschem Steuersatz
- Bei falscher Kundenadresse
- Bei fehlerhafter Leistungsbeschreibung
Der richtige Ablauf
- Stornorechnung mit negativen Beträgen erstellen
- Auf Originalrechnung verweisen (Nummer und Datum)
- An den Kunden senden
- Neue, korrekte Rechnung ausstellen
Achtung: Nicht "Gutschrift" nennen!
Viele nennen eine Stornorechnung fälschlich "Gutschrift". Das ist steuerlich problematisch! Eine echte Gutschrift ist etwas anderes.
5. Gutschrift - Wenn der Empfänger abrechnet
Eine Gutschrift ist eine besondere Rechnungsform. Hier erstellt der Leistungsempfänger die Rechnung für den Leistungserbringer.
Typische Anwendungsfälle
- Agentur rechnet für Freelancer ab
- Plattform rechnet für Verkäufer ab
- Franchise-Zentrale rechnet für Partner ab
Wichtige Merkmale
- Weist positive Beträge aus (kein Storno!)
- Muss vorher vereinbart werden
- Steuernummer des Leistungserbringers angeben
- Deutlich als "Gutschrift" kennzeichnen
Stornorechnung vs. Gutschrift - Der Unterschied
Das ist einer der häufigsten Fehler in der Buchhaltung!
| Merkmal | Stornorechnung | Gutschrift |
|---|---|---|
| Wer erstellt? | Ursprünglicher Rechnungssteller | Leistungsempfänger |
| Betrag | Negativ | Positiv |
| Zweck | Korrektur | Vereinfachte Abrechnung |
| Bezug | Auf fehlerhafte Rechnung | Eigenständig |
Merke: Wenn du eine Rechnung korrigierst, ist es eine Stornorechnung. Eine echte Gutschrift ist nur für das Gutschriftsverfahren.
Pflichtangaben für alle Rechnungen
Egal welche Rechnungsart - in Österreich gelten gemäß UStG § 11 diese Mindestanforderungen:
- Name und Adresse beider Parteien
- Rechnungsdatum und -nummer
- Leistungsbeschreibung
- Leistungsdatum
- Netto, Steuer und Brutto
- Steuernummer oder UID
Aufbewahrungspflicht
Alle Rechnungen müssen 7 Jahre aufbewahrt werden. Das gilt sowohl für papierbasierte als auch digitale Rechnungen.
Häufige Fragen (FAQ)
Muss ich jede Rechnung aufheben?
Ja, alle geschäftlichen Rechnungen müssen 7 Jahre aufbewahrt werden - egal ob Eingangs- oder Ausgangsrechnung.
Kann ich Rechnungen digital aufbewahren?
Ja, digitale Aufbewahrung ist erlaubt, wenn die Rechnungen unveränderbar und lesbar gespeichert werden.
Was passiert bei fehlerhaften Rechnungen?
Bei noch nicht bezahlten Rechnungen: Neue Rechnung ausstellen. Bei bereits bezahlten: Stornorechnung erstellen und neue Rechnung ausstellen.
Wann darf ich eine Gutschrift verwenden?
Nur im Rahmen des Gutschriftsverfahrens, wenn der Leistungsempfänger für den Leistungserbringer abrechnet. Nicht zur Korrektur!
Wie nummeriere ich meine Rechnungen?
Fortlaufend und einmalig. Ein übliches Format: JAHR-NUMMER (z.B. 2025-0001). Jede Nummer nur einmal vergeben.
Rechnungen mit Rechnungsheld verwalten
Mit Rechnungsheld hast du alle Rechnungsarten im Griff:
- Ausgangsrechnungen erstellen mit allen Pflichtangaben
- Eingangsrechnungen per OCR automatisch erfassen
- Teilrechnungen für Projekte verwalten
- Stornorechnungen mit einem Klick erstellen
- Sichere Cloud-Archivierung - deine Rechnungen jederzeit verfügbar
Starte jetzt kostenlos und bringe Ordnung in deine Rechnungen.