Bei größeren Projekten willst du nicht bis zum Schluss auf dein Geld warten. Dafür gibt es Teilrechnungen und Abschlagsrechnungen. Aber was ist der Unterschied? Wann verwendest du welche? Und was bedeutet das für die Umsatzsteuer?
Der wichtige Unterschied
| Merkmal | Teilrechnung | Abschlagsrechnung |
|---|---|---|
| Grundlage | Bereits erbrachte Teilleistung | Allgemeiner Projektfortschritt |
| Zeitpunkt | Nach Leistungserbringung | Auch vor Auftragsstart möglich |
| Gewährleistung | Beginnt sofort | Erst nach Projektende |
| Charakter | Schlussrechnung für Teilbereich | Vorauszahlung |
Was ist eine Teilrechnung?
Eine Teilrechnung (auch: Teilschlussrechnung) ist eine vollständige Rechnung für einen abgeschlossenen Teil einer größeren Leistung.
Voraussetzung
Die abgerechnete Teilleistung muss bereits erbracht sein. Du rechnest nur ab, was du schon geliefert oder geleistet hast.
Beispiel
Du entwickelst eine Website in 3 Modulen:
- Modul 1 fertig → Teilrechnung für Modul 1
- Modul 2 fertig → Teilrechnung für Modul 2
- Modul 3 fertig → Schlussrechnung für Modul 3
Wichtig: Gewährleistung
Bei einer Teilrechnung beginnt die Gewährleistungsfrist für den abgerechneten Teil sofort. Der Kunde kann Mängel am abgerechneten Teil reklamieren.
Was ist eine Abschlagsrechnung?
Eine Abschlagsrechnung (auch: Akontorechnung) ist eine Vorauszahlung auf die Gesamtleistung. Sie bezieht sich auf den allgemeinen Projektfortschritt, nicht auf eine abgeschlossene Teilleistung.
Wann möglich?
Auch vor Leistungserbringung. Du kannst eine Anzahlung verlangen, bevor du überhaupt anfängst.
Beispiel
Du renovierst ein Haus:
- Bei Auftragserteilung → Abschlagsrechnung 30% (Anzahlung)
- Bei 50% Fortschritt → Abschlagsrechnung 30%
- Bei Fertigstellung → Schlussrechnung 40%
Gewährleistung
Bei Abschlagsrechnungen beginnt die Gewährleistung erst nach Abnahme des Gesamtprojekts.
Umsatzsteuer - Der entscheidende Unterschied
Bei Teilrechnungen
Die Umsatzsteuer wird fällig, wenn der Kunde die Teilrechnung bezahlt. Du gibst sie in der UVA des Zahlungszeitraums an.
Bei Abschlagsrechnungen
Gleiche Regel: Die Umsatzsteuer ist im Zeitraum des Geldeingangs fällig.
Der Unterschied liegt bei der Schlussrechnung:
Bei Teilrechnungen wurden bereits vollständige Leistungen versteuert. Bei Abschlagsrechnungen war es nur eine Vorauszahlung - die Schlussrechnung muss das berücksichtigen.
Praktisches Beispiel
Projekt: Webseiten-Entwicklung für 12.000 Euro
Variante A: Mit Teilrechnungen
| Phase | Leistung | Rechnung |
|---|---|---|
| Phase 1 | Design fertig | TR-001: 4.000 Euro |
| Phase 2 | Programmierung fertig | TR-002: 4.000 Euro |
| Phase 3 | Inhalt fertig | Schlussrechnung: 4.000 Euro |
Jede Teilrechnung ist eine vollständige Rechnung für den abgeschlossenen Teil.
Variante B: Mit Abschlagsrechnungen
| Phase | Fortschritt | Rechnung |
|---|---|---|
| Start | 30% angezahlt | AR-001: 3.600 Euro |
| Mitte | 60% erreicht | AR-002: 3.600 Euro |
| Ende | 100% fertig | Schlussrechnung: 4.800 Euro |
Die Abschlagsrechnungen sind Vorauszahlungen. Die Schlussrechnung zeigt die Gesamtsumme minus Abschläge.
Schlussrechnung erstellen
Nach Teilrechnungen
Die Schlussrechnung für den letzten Teil. Optional: Übersicht aller Teilrechnungen.
Projekt: Webseiten-Entwicklung
Gesamtbetrag netto: 10.000,00 Euro
Bereits abgerechnet:
- TR-001 vom 01.02.2025: -3.333,33 Euro
- TR-002 vom 01.03.2025: -3.333,33 Euro
Restbetrag netto: 3.333,34 Euro
USt 20%: 666,67 Euro
Brutto: 4.000,01 Euro
Nach Abschlagsrechnungen
Die Schlussrechnung zeigt den Gesamtbetrag und zieht alle Abschläge ab.
Projekt: Webseiten-Entwicklung
Gesamtbetrag netto: 10.000,00 Euro
USt 20%: 2.000,00 Euro
Brutto gesamt: 12.000,00 Euro
Erhaltene Abschläge:
- AR-001 vom 01.02.2025: -3.600,00 Euro
- AR-002 vom 01.03.2025: -3.600,00 Euro
Restbetrag brutto: 4.800,00 Euro
Wann welche verwenden?
Teilrechnung ist besser wenn:
- Du klar abgrenzbare Teilleistungen hast
- Jede Phase für sich abgeschlossen ist
- Du willst, dass die Gewährleistung für Teilbereiche früher beginnt
- Der Kunde will definierte Meilensteine bezahlen
Abschlagsrechnung ist besser wenn:
- Die Leistung fließend ist ohne klare Phasen
- Du eine Anzahlung vor Projektstart brauchst
- Der Kunde eine regelmäßige Zahlungsweise bevorzugt
- Du die Gewährleistung auf das Projektende bündeln willst
Vertraglich regeln
Wichtig
Die Möglichkeit zur Teil- oder Abschlagsrechnung sollte vertraglich vereinbart sein. Ohne Vereinbarung:
- Hat der Kunde keinen Anspruch darauf
- Muss der Kunde sie auch nicht akzeptieren
Im Angebot festhalten
Zahlungsplan:
- 30% bei Auftragserteilung
- 30% nach Fertigstellung Phase 1
- 30% nach Fertigstellung Phase 2
- 10% nach Abnahme
Häufige Fragen (FAQ)
Kann ich beide Arten im selben Projekt mischen?
Ja, aber es wird kompliziert. Besser: Einheitlich bleiben.
Was, wenn der Kunde die Teilrechnung nicht bezahlt?
Du kannst die weitere Arbeit einstellen. Schließlich hast du deine Teilleistung erbracht.
Wie viele Teilrechnungen sind üblich?
Je nach Projektgröße: 2-5 Teilrechnungen sind normal. Bei sehr großen Projekten auch mehr.
Muss ich auf der Rechnung "Teilrechnung" schreiben?
Empfehlenswert, aber nicht gesetzlich vorgeschrieben. Kennzeichne es klar, damit der Kunde versteht, dass es nicht die Endrechnung ist.
Zusammenfassung
| Situation | Empfehlung |
|---|---|
| Klare Projektphasen, abgeschlossene Module | Teilrechnung |
| Fließender Fortschritt, regelmäßige Zahlungen | Abschlagsrechnung |
| Anzahlung vor Projektstart nötig | Abschlagsrechnung |
| Gewährleistung soll früher beginnen | Teilrechnung |
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- Projekte anlegen und Phasen definieren
- Teilrechnungen mit Bezug zum Gesamtprojekt
- Abschlagsrechnungen mit automatischer Verrechnung
- Schlussrechnung mit Übersicht aller Vorrechnungen
- Zahlungseingänge verfolgen