UVA (Umsatzsteuervoranmeldung) richtig machen in 2025

Die Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) gehört zu den wichtigsten wiederkehrenden Pflichten österreichischer Unternehmer. Jeden Monat müssen die meisten Unternehmen ihre Umsätze und Vorsteuern beim Finanzamt melden.

In diesem umfassenden Guide lernst du, wie du die UVA korrekt erstellst, häufige Fehler vermeidest und Zeit sparst.

Was ist die UVA?

Die Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) ist eine monatliche (oder quartalsweise) Meldung an das Finanzamt, in der du:

✅ Deine Umsätze (mit Umsatzsteuer) meldest ✅ Deine Vorsteuern (aus Einkäufen) geltend machst ✅ Die Differenz (Zahllast oder Gutschrift) berechnest

Ziel der UVA:

• Finanzamt erhält laufend Umsatzsteuerdaten
• Unternehmer können Vorsteuern monatlich zurückholen
• Am Jahresende: Nur noch Zusammenfassung nötig

Wer muss die UVA abgeben?

Pflicht zur monatlichen UVA:

✅ Umsatz > 35.000€/Jahr (Regelbesteuerer) ✅ Neu gegründete Unternehmen (erste 2 Jahre, auch unter 35.000€) ✅ Freiwilliger Verzicht auf Kleinunternehmerregelung

Keine UVA-Pflicht:

❌ Kleinunternehmer (Umsatz < 35.000€, keine Verzichtserklärung) ❌ Unternehmer ohne Umsatzsteuer (z.B. Kleinunternehmer)

Quartalsweise UVA:

Auf Antrag können etablierte Unternehmen auf quartalsweise UVA wechseln:

• Voraussetzung: Jahres-USt im Vorjahr < 3.000€
• Fristen: 15.04., 15.07., 15.10., 15.01.

Fristen: Wann muss die UVA abgegeben werden?

Monatliche UVA:

Frist: Bis zum 15. des Folgemonats

Zeitraum            UVA-Abgabe bis
──────────────────────────────────
Jänner 2025      →  15.02.2025
Februar 2025     →  15.03.2025
März 2025        →  15.04.2025
April 2025       →  15.05.2025
Mai 2025         →  15.06.2025
Juni 2025        →  15.07.2025
Juli 2025        →  15.08.2025
August 2025      →  15.09.2025
September 2025   →  15.10.2025
Oktober 2025     →  15.11.2025
November 2025    →  15.12.2025
Dezember 2025    →  15.01.2026

Wichtig:

• Elektronische Abgabe: Pflicht über FinanzOnline
• Papierform: Nicht mehr möglich
• Verspätung: Bis zu 10% Verspätungszuschlag

UVA Schritt für Schritt

Schritt 1: Umsätze zusammenfassen

Welche Umsätze musst du melden?

| Umsatzart | USt-Satz | Kennzahl | |-----------|----------|----------| | Normalsteuersatz | 20% | 000 (Umsatz) / 060 (USt) | | Ermäßigter Satz | 10% | 021 (Umsatz) / 065 (USt) | | Ermäßigter Satz | 13% | 029 (Umsatz) / 066 (USt) | | Steuerfreie Umsätze | 0% | 011, 012, 019 |

Beispiel:

Umsätze Jänner 2025:

Webdesign (B2B):     10.000€ + 2.000€ USt (20%)
Beratung (B2B):       5.000€ + 1.000€ USt (20%)
Export nach DE:       8.000€ + 0€ USt (0%, ig. Lieferung)
────────────────────────────────────────────
Gesamt-Umsatz (20%): 15.000€
Gesamt-USt (20%):     3.000€
Ig. Lieferung:        8.000€

Schritt 2: Vorsteuern zusammenfassen

Welche Vorsteuern kannst du abziehen?

✅ Alle betrieblichen Ausgaben mit USt-Ausweis

• Büromaterial, Laptops, Software
• Miete, Strom, Internet
• Fortbildungen, Fachliteratur
• Bewirtung (begrenzt auf 50%)

❌ Nicht abziehbare Vorsteuern:

• Private Ausgaben
• Bewirtung über 50%
• Kleinbetragsrechnungen ohne USt-Ausweis

Beispiel:

Vorsteuer-Ausgaben Jänner 2025:

Laptop:           1.000€ + 200€ USt (20%)
Software (Jahr):    600€ + 120€ USt (20%)
Büromaterial:        50€ +  10€ USt (20%)
────────────────────────────────────────
Gesamt-Vorsteuer:   330€

Schritt 3: Zahllast oder Gutschrift berechnen

Formel:

Zahllast = USt aus Umsätzen - Vorsteuer

Positiv → Zahllast (du zahlst ans Finanzamt)
Negativ → Gutschrift (Finanzamt zahlt dir)

Beispiel:

USt aus Umsätzen:   3.000€
Vorsteuer:            330€
────────────────────────
Zahllast:           2.670€

→ Du musst 2.670€ ans Finanzamt zahlen

Schritt 4: UVA in FinanzOnline eintragen

Wo eintragen?

1. Anmelden bei FinanzOnline (finanzonline.bmf.gv.at)
2. Menü: Erklärungen → Umsatzsteuer → UVA
3. Zeitraum wählen (z.B. Jänner 2025)
4. Formular ausfüllen:

Wichtige Kennzahlen:

| Kennzahl | Bedeutung | Beispiel | |----------|-----------|----------| | 000 | Umsätze 20% | 15.000€ | | 060 | USt 20% | 3.000€ | | 011 | Ig. Lieferungen (steurfrei) | 8.000€ | | 070 | Vorsteuer | 330€ | | 095 | Zahllast | 2.670€ |

5. Absenden und Zahlungsreferenz notieren

Schritt 5: Zahlung

Wann zahlen?

• Automatisch: Finanzamt bucht ab (Einziehungsauftrag)
• Manuell: Überweisung bis Ultimo des Monats (z.B. 31.01. für Jänner-UVA)

Wichtig: Zahlungsreferenz angeben!

Praktisches Beispiel: UVA Jänner 2025

Ausgangslage:

Du bist Webdesigner und hast im Jänner folgende Geschäfte gemacht:

Umsätze:

10.01.: Rechnung Kunde A: 5.000€ + 1.000€ USt
15.01.: Rechnung Kunde B: 3.000€ +   600€ USt
20.01.: Rechnung Kunde C: 2.000€ +   400€ USt
────────────────────────────────────────────
Gesamt Netto:              10.000€
Gesamt USt (20%):           2.000€
Gesamt Brutto:             12.000€

Ausgaben (Vorsteuern):

05.01.: MacBook Pro:     2.000€ +   400€ USt
12.01.: Adobe Creative:    600€ +   120€ USt
18.01.: Büromaterial:       50€ +    10€ USt
25.01.: Büroausstattung:   500€ +   100€ USt
────────────────────────────────────────────
Gesamt Netto:               3.150€
Gesamt Vorsteuer:             630€

UVA-Berechnung:

USt aus Umsätzen:         2.000€
Vorsteuer:                  630€
────────────────────────────────
Zahllast:                 1.370€

→ Bis 31.01. zu zahlen: 1.370€

UVA in FinanzOnline:

Kennzahl 000: 10.000,00€ (Umsätze 20%)
Kennzahl 060:  2.000,00€ (USt 20%)
Kennzahl 070:    630,00€ (Vorsteuer)
Kennzahl 095:  1.370,00€ (Zahllast)

Fertig!

Häufige Fehler bei der UVA

Fehler 1: Rechnungsdatum statt Leistungsdatum

Falsch:

Rechnung vom 28.01.2025 für Leistung im Dezember
→ In UVA Jänner eintragen

Richtig:

Rechnung vom 28.01.2025 für Leistung im Dezember
→ In UVA Dezember eintragen (rückwirkende Korrektur)

Regel: Es zählt das Leistungsdatum, nicht das Rechnungsdatum!

Fehler 2: Private Ausgaben als Vorsteuer

Falsch:

Laptop für privates Gaming: 1.000€ + 200€ USt
→ Als Vorsteuer abziehen

Richtig:

Laptop für privates Gaming: 1.000€ + 200€ USt
→ NICHT als Vorsteuer (private Nutzung!)

Tipp: Bei gemischter Nutzung (privat/beruflich): Nur betrieblichen Anteil abziehen.

Fehler 3: Kleinbetragsrechnungen ohne korrekten Ausweis

Falsch:

Tankstelle-Beleg: "Gesamt 50€"
→ 20% Vorsteuer = 10€ abziehen

Richtig:

Tankstelle-Beleg ohne USt-Ausweis
→ KEINE Vorsteuer (Kleinbetragsrechnung muss USt separat ausweisen!)

Fehler 4: Ig. Lieferungen falsch deklariert

Falsch:

Export nach Deutschland: 5.000€
→ Als 0% USt melden (Kennzahl 000)

Richtig:

Export nach Deutschland: 5.000€
→ Als ig. Lieferung melden (Kennzahl 011)
→ ZM (Zusammenfassende Meldung) nicht vergessen!

Zusammenfassende Meldung (ZM)

Wann nötig? Wenn du innergemeinschaftliche Lieferungen (ig. Lieferungen) tätigst (Export in EU).

Beispiel:

Du verkaufst Waren an ein deutsches Unternehmen
→ UVA: Kennzahl 011 (ig. Lieferung)
→ ZM: Separater Bericht über EU-Lieferungen

Frist: Gleich wie UVA (15. des Folgemonats)

UVA bei Kleinunternehmern

Kleinunternehmer (< 35.000€ Umsatz) müssen KEINE UVA abgeben.

Aber:

• Falls du freiwillig zur Regelbesteuerung optierst → UVA-Pflicht
• In den ersten 2 Jahren nach Gründung → UVA-Pflicht (auch bei < 35.000€)

Tipps für die UVA

Tipp 1: Monatlich buchen

Nicht erst am 14. des Monats anfangen!

Buche laufend:

• Eingangsrechnungen sofort erfassen
• Ausgangsrechnungen direkt nach Erstellung buchen
• Am 15. nur noch: UVA absenden

Tipp 2: Automatisierung nutzen

DocsFlow macht's automatisch:

• Umsätze und Vorsteuern werden automatisch erfasst
• UVA-Vorlage wird generiert
• Export direkt an FinanzOnline

Tipp 3: Rücklagen bilden

Zahllast nicht ausgeben!

Beispiel:
Rechnung: 6.000€ + 1.200€ USt = 7.200€

Konto: 7.200€
ABER: 1.200€ gehören dem Finanzamt!

→ Sofort 1.200€ auf Rücklagen-Konto

Tipp 4: Belege sammeln

Für jede Vorsteuer brauchst du einen Beleg:

✅ Rechnung mit USt-Ausweis ✅ Zahlungsbestätigung ✅ Bei > 250€: Vollständige Rechnung (Name, Adresse, UID)

Tipp 5: Quartalsweise prüfen

Auch wenn UVA monatlich ist:

• Quartalsweise Soll/Ist-Vergleich
• Passt die USt-Zahllast zu den Umsätzen?
• Gibt es Unstimmigkeiten?

UVA-Korrektur: Fehler passieren

Was, wenn ich einen Fehler gemacht habe?

Option 1: Berichtigungsrechnung

Innerhalb des Folgemonats kannst du korrigieren:

Fehler in UVA Jänner (abgegeben 15.02.)
→ Korrektur in UVA Februar (bis 15.03.)

Option 2: Rückwirkende Berichtigung

Bei größeren Fehlern:

1. FinanzOnline → UVA-Berichtigung
2. Zeitraum wählen (z.B. Jänner)
3. Korrigierte Werte eintragen
4. Absenden

Tipp: Bei Unsicherheit: Steuerberater fragen oder Finanzamt anrufen.

Checkliste: UVA richtig machen

• [ ] Alle Umsätze des Monats erfasst?
• [ ] Leistungsdatum (nicht Rechnungsdatum) beachtet?
• [ ] Vorsteuern korrekt berechnet?
• [ ] Belege für alle Vorsteuern vorhanden?
• [ ] Ig. Lieferungen separat ausgewiesen?
• [ ] ZM abgegeben (falls ig. Lieferungen)?
• [ ] UVA in FinanzOnline abgegeben (bis 15.)?
• [ ] Zahllast überwiesen (bis Ultimo)?
• [ ] Rücklagen für USt gebildet?

Fazit: UVA ist Routine

Die UVA wirkt anfangs kompliziert, wird aber schnell zur Routine:

• Monatlich gleiche Schritte
• Mit Software (z.B. DocsFlow) weitgehend automatisch
• Bei Fragen: Steuerberater hilft

Wichtig:

• Pünktlich abgeben (bis 15.)
• Korrekt ausfüllen (Leistungsdatum beachten)
• Rücklagen bilden (USt nicht ausgeben)

DocsFlow: UVA automatisch

Mit DocsFlow wird die UVA zum Kinderspiel:

✅ Automatische Erfassung von Umsätzen & Vorsteuern ✅ UVA-Vorlage auf Knopfdruck ✅ Export zu FinanzOnline ✅ Erinnerungen an Abgabe & Zahlung

👉 Jetzt DocsFlow kostenlos testen

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