Die Registrierkassenpflicht ist eines der Themen, das Gründer am meisten verunsichert. Viele kaufen sich eine teure Kasse, obwohl sie gar keine brauchen. Andere ignorieren die Pflicht und riskieren Strafen bis 5.000 €.
In diesem Guide klären wir: Wer wirklich eine Kasse braucht, was als Barumsatz zählt und wie du als Dienstleister die Kassenpflicht völlig legal umgehst.
Die harten Fakten: Die Doppel-Grenze
Die Registrierkassenpflicht greift nur, wenn beide Bedingungen gleichzeitig erfüllt sind:
| Grenze | Betrag | Bezugszeitraum |
|---|---|---|
| Gesamtumsatz | über 15.000 € | pro Jahr, pro Betrieb |
| Barumsatz | über 7.500 € | pro Jahr, pro Betrieb |
Das Entscheidende: Wenn auch nur eine der beiden Grenzen nicht überschritten wird, brauchst du keine Registrierkasse.
Beispiele
Beispiel 1: Der Webdesigner
Jahresumsatz: 45.000 €
Barumsatz: 0 € (alle Kunden überweisen)
→ Gesamtumsatz über 15.000 €? JA
→ Barumsatz über 7.500 €? NEIN
→ KEINE Registrierkassenpflicht ✓
Beispiel 2: Die Friseurin
Jahresumsatz: 35.000 €
Barumsatz: 28.000 € (die meisten zahlen bar oder mit Karte)
→ Gesamtumsatz über 15.000 €? JA
→ Barumsatz über 7.500 €? JA
→ Registrierkassenpflicht! Sie braucht eine Kasse.
Beispiel 3: Der Nachhilfelehrer
Jahresumsatz: 12.000 €
Barumsatz: 10.000 €
→ Gesamtumsatz über 15.000 €? NEIN
→ Barumsatz über 7.500 €? JA
→ KEINE Registrierkassenpflicht ✓
(weil der Gesamtumsatz unter 15.000 € liegt)
Was zählt als „Barumsatz"?
Hier wird's für viele überraschend. „Bar" heißt nicht nur Scheine und Münzen:
Zählt als Barumsatz:
- Bargeld (Münzen und Scheine)
- Bankomatkarte / Debitkarte (auch kontaktlos!)
- Kreditkarte
- Gutscheine (Einlösung)
- Mobile Bezahldienste (Apple Pay, Google Pay etc.)
Zählt NICHT als Barumsatz:
- Banküberweisung (Online-Banking, SEPA)
- Verrechnungsscheck
- Orderscheck
- PayPal (Überweisung, nicht Kartenzahlung)
- Einziehungsaufträge / Lastschrift
Die wichtigste Erkenntnis: Wenn dein Kunde mit der Bankomatkarte zahlt, ist das ein Barumsatz. Nur die klassische Banküberweisung zählt nicht.
Der legale Ausweg: Rechnung schreiben, überweisen lassen
Für Dienstleister – also Webdesigner, Berater, Fotografen, Texter, Handwerker – gibt es eine simple Strategie:
Schreibe Rechnungen und lass deine Kunden überweisen. Dann hast du keinen Barumsatz und brauchst keine Registrierkasse.
Das ist völlig legal und wird von der WKO so bestätigt. Du musst nur konsequent sein:
So setzt du es um:
- Erstelle für jeden Auftrag eine Rechnung (mit allen Pflichtangaben)
- Gib deine Bankverbindung auf der Rechnung an (IBAN, BIC)
- Setze ein Zahlungsziel (z. B. „14 Tage netto")
- Akzeptiere keine Barzahlung – oder nimm zumindest nicht mehr als 7.500 €/Jahr bar entgegen
Dein Zahlungshinweis auf der Rechnung:
"Bitte überweisen Sie den Betrag innerhalb von
14 Tagen auf folgendes Konto:
IBAN: AT12 3456 7890 1234 5678
BIC: ABCDAT21
Verwendungszweck: RE-2026-015"
Ergebnis: Dein Barumsatz bleibt bei 0 € → keine Kassenpflicht, egal wie hoch dein Umsatz ist.
So sieht eine Rechnung mit Bankverbindung in Rechnungsheld aus:
IBAN und BIC stehen automatisch im Fußbereich. Dein Kunde überweist, du hast keinen Barumsatz — keine Kasse nötig.
Die „Kalte-Hände-Regelung" – Umsätze im Freien
Für Unternehmer, die ihre Umsätze im Freien erzielen (Marktfahrer, Standler, mobile Dienstleister), gibt es eine wichtige Ausnahme:
| Bis Ende 2025 | Ab 2026 | |
|---|---|---|
| Grenze für Umsätze im Freien | 30.000 € netto | 45.000 € netto |
Die Grenze wurde mit dem Abgabenänderungsgesetz 2025 (beschlossen am 10.12.2025) von 30.000 € auf 45.000 € netto angehoben.
Wer profitiert davon?
- Marktstandler (Bauernmarkt, Flohmarkt)
- Imbissstände und Food-Trucks
- Mobile Masseure und Therapeuten (die zu Kunden fahren)
- Handwerker auf Baustellen
- Buschenschanken (bis 45.000 € netto und max. 14 Öffnungstage)
Beispiel: Der mobile Masseur
Stefan ist mobiler Masseur und fährt zu seinen Kunden.
Jahresumsatz: 40.000 € netto
Davon im Freien / mobil: 40.000 €
Bis 2025: 40.000 € > 30.000 € → Kassenpflicht
Ab 2026: 40.000 € < 45.000 € → KEINE Kassenpflicht ✓
Ab wann muss die Kasse stehen?
Wenn du die Grenzen überschreitest, hast du nicht sofort eine Kasse aufzustellen. Die Pflicht tritt ein ab dem viertfolgenden Monat nach dem Voranmeldungszeitraum, in dem beide Grenzen überschritten wurden.
Beispiel:
Überschreitung beider Grenzen: März 2026
Voranmeldungszeitraum: Q1/2026 (Jänner-März)
Viertfolgender Monat: August 2026
→ Registrierkasse muss ab 1. August 2026 vorhanden sein.
Das gibt dir Zeit, die richtige Kasse zu finden und einzurichten.
Was passiert bei Verstößen?
Die Finanzpolizei kontrolliert – und die Strafen sind real:
| Verstoß | Strafe |
|---|---|
| Keine Registrierkasse (obwohl Pflicht) | bis 5.000 € |
| Wiederholter Verstoß | bis 15.000 € |
| Fehlende Belege | Schätzung der Umsätze durch Behörde |
| Manipulation der Kasse | Strafrechtliche Verfolgung möglich |
Aber keine Panik:
Die Finanzpolizei kommt nicht wegen 50 € Differenz. Die Kontrollen richten sich primär an Betriebe mit hohem Bargeldaufkommen: Gastronomie, Einzelhandel, Friseure. Wenn du als Webdesigner nur per Überweisung arbeitest, bist du nicht im Fokus.
Trotzdem: Die Belegerteilungspflicht gilt immer – auch ohne Kassenpflicht. Du musst deinem Kunden einen Beleg ausstellen. Das kann auch ein händisch geschriebener Beleg oder eine PDF-Rechnung sein.
Belegerteilungspflicht: Immer ein Beleg!
Auch wenn du keine Registrierkasse brauchst, musst du trotzdem für jeden Umsatz einen Beleg ausstellen. Das kann sein:
- Eine Rechnung (PDF oder Papier)
- Ein Kassenbon (wenn du eine Kasse hast)
- Ein händischer Beleg (Kassenblock mit fortlaufender Nummerierung)
Der Beleg muss enthalten:
- Bezeichnung des Unternehmers
- Fortlaufende Nummer
- Tag der Belegausstellung
- Menge und Bezeichnung der Leistung
- Betrag
Kleinunternehmer und Registrierkasse
Ein häufiges Missverständnis: Kleinunternehmer sind NICHT automatisch von der Kassenpflicht befreit.
Wenn du als Kleinunternehmer (Umsatz bis 55.000 €) einen Gesamtumsatz über 15.000 € und Barumsätze über 7.500 € hast, brauchst du eine Kasse – auch ohne Umsatzsteuer.
Beispiel: Kleinunternehmer-Kosmetikerin
Jahresumsatz: 40.000 € (unter 55.000 € → Kleinunternehmer ✓)
Barumsatz: 35.000 € (fast alle zahlen bar oder Karte)
→ Beide Grenzen überschritten
→ Registrierkassenpflicht!
Aber: Sie muss keine USt auf Rechnungen ausweisen
(Kleinunternehmerregelung bleibt bestehen)
Mehr zur Kleinunternehmerregelung: Kleinunternehmerregelung 2026: Alles was du wissen musst
Die beste Strategie: Rechnungen statt Kasse
Für die meisten Dienstleister und Freelancer ist die Sache einfach:
- Schreibe saubere Rechnungen mit allen Pflichtangaben (Checkliste hier)
- Lass Kunden per Überweisung zahlen
- Keine Barzahlung akzeptieren (oder unter 7.500 €/Jahr halten)
- Belege aufbewahren – 7 Jahre lang
Ergebnis: Keine teure Registrierkasse, kein RKSV-Zertifikat, keine Finanzamt-Anbindung. Nur korrekte Rechnungen.
Fazit: Spare dir die Registrierkasse
Die Registrierkassenpflicht betrifft nicht jeden. Wenn du als Dienstleister per Rechnung und Überweisung arbeitest, brauchst du keine Kasse. Die wichtigsten Punkte:
- Kassenpflicht nur bei über 15.000 € Umsatz UND über 7.500 € Barumsatz
- Bankomatkarte zählt als Bar – aber Überweisung nicht
- Kalte-Hände-Regelung: Seit 2026 bis 45.000 € netto befreit
- Belegpflicht gilt immer – Rechnung oder Kassenblock
- Strafen bis 5.000 € (Erstverstoß) und 15.000 € (Wiederholung)
Rechnungsheld: Deine Alternative zur Registrierkasse
Spare dir die teure Registrierkasse. Schreibe saubere Rechnungen mit Rechnungsheld und lass deine Kunden bequem überweisen:
- Finanzamtskonforme Rechnungen mit allen 11 Pflichtangaben
- Fortlaufende Rechnungsnummern – automatisch und lückenlos
- PDF per E-Mail direkt an deinen Kunden
- Zahlungsverfolgung – du siehst, wer schon bezahlt hat
- Automatische Zahlungserinnerungen – kein Nachfragen mehr nötig
👉 Jetzt Rechnungsheld kostenlos testen – und deine erste Rechnung in 2 Minuten erstellen.
Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Steuerberatung. Stand: Februar 2026. Quellen: WKO – Registrierkassenpflicht, WKO – Registrierkassenpflicht FAQ, USP.gv.at – Registrierkassen