Ausgangsrechnung
Eine Ausgangsrechnung ist eine Rechnung, die du als Unternehmer an deine Kunden stellst. Sie dokumentiert deine Forderung für erbrachte Leistungen oder gelieferte Waren.
Was ist eine Ausgangsrechnung?
Eine Ausgangsrechnung ist das Gegenteil einer Eingangsrechnung:
- Du stellst die Rechnung aus
- Dein Kunde ist der Empfänger
- Du erhältst Geld (Forderung)
- Du führst Umsatzsteuer ab
Beispiele für Ausgangsrechnungen
- Rechnung für Beratungsleistungen
- Rechnung für verkaufte Produkte
- Rechnung für abgeschlossene Projekte
- Rechnung für Wartungsarbeiten
- Rechnung für Schulungen
Die 10 Pflichtangaben
Jede Ausgangsrechnung muss in Österreich folgende Angaben enthalten (gemäß UStG § 11):
Name und Adresse des Rechnungsstellers
Dein vollständiger Firmenname und deine Geschäftsadresse.
Name und Adresse des Kunden
Der vollständige Name und die Adresse deines Kunden (Leistungsempfänger).
Rechnungsdatum
Das Datum, an dem du die Rechnung ausstellst.
Fortlaufende Rechnungsnummer
Eine einmalige Nummer, die jede Rechnung eindeutig identifiziert. Einmal vergeben, nie wieder verwenden.
Beschreibung der Leistung oder Ware
Art, Menge und Umfang dessen, was du geliefert oder geleistet hast.
Leistungsdatum
Wann hast du die Leistung erbracht? Bei laufenden Leistungen: der Zeitraum.
Nettobetrag
Die Rechnungssumme ohne Umsatzsteuer.
Steuersatz und Steuerbetrag
Der angewandte Steuersatz (10%, 13%, 20%) und der daraus berechnete Steuerbetrag in Euro.
Bruttobetrag
Die Gesamtsumme inklusive Umsatzsteuer.
Steuernummer oder UID-Nummer
Deine Steuernummer oder deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Bei Rechnungen über 10.000 Euro ist die UID-Nummer Pflicht.
Sonderfall: Kleinbetragsrechnung
Bei Rechnungen bis 400 Euro (brutto) gelten vereinfachte Regeln:
Was darf fehlen
- Rechnungsnummer (optional)
- Kundenadresse (optional)
- UID-Nummer (optional)
Was trotzdem drauf muss
- Dein Name und Adresse
- Rechnungsdatum
- Leistungsbeschreibung
- Bruttobetrag
- Steuersatz
Ausgangsrechnung buchen
Grundprinzip
Bei der Buchung einer Ausgangsrechnung buchst du:
- Die Forderung (dein Kunde schuldet dir Geld)
- Den Umsatzerlös (dein Verdienst)
- Die Umsatzsteuer (musst du ans Finanzamt abführen)
Buchungssatz Beispiel
Du stellst eine Rechnung über 1.200 Euro brutto für eine Beratung:
Nach Zahlungseingang
Wenn dein Kunde zahlt:
Zahlungsfristen und Mahnwesen
Übliche Zahlungsfristen
- 7 Tage: Schnelle Zahlung erwünscht
- 14 Tage: Standard bei vielen Branchen
- 30 Tage: Üblich im B2B-Bereich
Nach Fristablauf
Nach Ablauf der Zahlungsfrist ist dein Kunde automatisch im Zahlungsverzug. Du darfst dann:
- Mahnungen verschicken
- Verzugszinsen berechnen (aktuell 9,2% über Basiszinssatz im B2B)
- Mahngebühren erheben
Mahnwesen mit System
Typischer Ablauf:
Unterschied zu anderen Rechnungsarten
| Aspekt | Ausgangsrechnung | Eingangsrechnung |
|--------|------------------|------------------|
| Wer erstellt? | Du | Dein Lieferant |
| Wer empfängt? | Dein Kunde | Du |
| Zahlungsrichtung | Kunde zahlt dir | Du zahlst |
| Steuer | Umsatzsteuer | Vorsteuer |
Rechnungsnummern richtig vergeben
Anforderungen
- Fortlaufend: Die Nummern müssen einer logischen Reihenfolge folgen
- Einmalig: Keine Nummer darf doppelt vergeben werden
- Lückenlos: Idealerweise ohne Lücken (Lücken müssen erklärbar sein)
Gängige Formate
RE-2025-0001
2025/001
2025-01-001
R25001Tipp
Beginne jedes Jahr mit einer neuen Nummernserie. Das macht die Zuordnung einfacher:
- 2025-0001, 2025-0002, ...
- 2026-0001, 2026-0002, ...
Häufige Fehler vermeiden
Fehlende Angaben
Prüfe vor dem Versand, ob alle 10 Pflichtangaben vorhanden sind.
Falscher Steuersatz
- 20% - Regelsteuersatz (die meisten Leistungen)
- 13% - z.B. Kulturveranstaltungen
- 10% - z.B. Lebensmittel, Bücher
- 0% - Steuerfreie Leistungen (z.B. Kleinunternehmer, Export)
Doppelte Rechnungsnummer
Jede Nummer nur einmal verwenden. Eine Software hilft, das zu vermeiden.
Unklare Leistungsbeschreibung
Beschreibe genau, was du geliefert oder geleistet hast. "Diverse Leistungen" reicht nicht.
Falsches Leistungsdatum
Das Leistungsdatum muss der tatsächlichen Leistung entsprechen, nicht dem Rechnungsdatum.
Ausgangsrechnung in der Bilanz
Offene Ausgangsrechnungen erscheinen in deiner Bilanz als Forderungen aus Lieferungen und Leistungen. Sie stehen auf der Aktivseite.
Die dazugehörige Umsatzsteuer steht als Umsatzsteuer-Verbindlichkeit auf der Passivseite - bis du sie ans Finanzamt abführst.
Häufige Fragen (FAQ)
Wie schnell muss ich eine Rechnung stellen?
Du solltest die Rechnung zeitnah nach der Leistung stellen. Spätestens innerhalb von 6 Monaten. Bei EU-Geschäften: bis zum 15. des Folgemonats.
Kann ich eine Rechnung auch nachträglich korrigieren?
Nein, nicht direkt. Du musst eine Stornorechnung erstellen und dann eine neue, korrekte Rechnung ausstellen.
Muss ich für jede Kleinigkeit eine Rechnung schreiben?
Für Geschäftskunden (B2B) musst du immer eine Rechnung stellen. Bei Privatkunden (B2C) gibt es keine generelle Pflicht, aber es ist empfehlenswert.
Was ist, wenn mein Kunde nicht zahlt?
Nach Fristablauf: Zahlungserinnerung, dann Mahnungen verschicken. Bei dauerhafter Nichtzahlung: Inkasso oder Mahnverfahren.
Darf ich Skonto anbieten?
Ja. Üblich sind 2-3% bei Zahlung innerhalb von 7-10 Tagen. Beispiel: "Bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen: 2% Skonto"
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