Eingangsrechnung
Eine Eingangsrechnung ist eine Rechnung, die bei deinem Unternehmen von einem Lieferanten oder Dienstleister eingeht. Sie dokumentiert eine Zahlungsverpflichtung und ist ein wichtiger Beleg für deine Buchhaltung.
Was ist eine Eingangsrechnung?
Eine Eingangsrechnung ist das Gegenteil einer Ausgangsrechnung:
- Du erhältst die Rechnung
- Ein anderes Unternehmen hat sie ausgestellt
- Du musst zahlen (Verbindlichkeit)
- Du kannst Vorsteuer abziehen
Beispiele für Eingangsrechnungen
- Rechnung vom Büromaterial-Händler
- Rechnung vom Steuerberater
- Miete für dein Büro
- Telefonrechnung
- Rechnung für Webhosting
- Rechnung von Handwerkern
Gesetzliche Grundlagen
Ausstellungsfrist
Dein Lieferant muss die Rechnung innerhalb von 6 Monaten nach der Leistungserbringung ausstellen. Bei Geschäften innerhalb der EU gilt eine kürzere Frist: bis zum 15. des Folgemonats.
Aufbewahrungspflicht
Du musst Eingangsrechnungen 7 Jahre aufbewahren. Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung eingegangen ist.
Eine Rechnung vom März 2025 musst du bis 31. Dezember 2032 aufbewahren.
Pflichtangaben einer Eingangsrechnung
Eine korrekte Eingangsrechnung muss folgende Angaben enthalten:
Muss enthalten sein (gemäß UStG § 11)
Oft auch enthalten
- Bankverbindung des Ausstellers
- Zahlungsfrist
- Skonto-Bedingungen
- Bestellnummer oder Auftragsnummer
Rechnungsprüfung - Die 3 Schritte
Bevor du eine Eingangsrechnung zahlst, solltest du sie prüfen:
Sachliche Prüfung
- Hast du die Ware/Leistung tatsächlich erhalten?
- Stimmt die Menge?
- Stimmt die Qualität?
- Vergleiche mit Lieferschein oder Bestellung
Rechnerische Prüfung
- Stimmen alle Rechenoperationen?
- Ist der Steuersatz korrekt (10%, 13%, 20%)?
- Passt der Nettobetrag zum vereinbarten Preis?
Rechtliche Prüfung
- Sind alle Pflichtangaben vorhanden?
- Ist die Rechnungsnummer einmalig?
- Stimmt die UID-Nummer des Lieferanten?
Eingangsrechnung buchen
Grundprinzip
Bei der Buchung einer Eingangsrechnung buchst du:
- Den Aufwand (z.B. Büromaterial, Beratung)
- Die Vorsteuer (abziehbar bei der UVA)
- Die Verbindlichkeit (du schuldest dem Lieferanten Geld)
Buchungssatz Beispiel
Du erhältst eine Rechnung über 1.200 Euro brutto für Büromaterial:
Buchungssatz mit Skonto
Wenn du innerhalb der Skontofrist zahlst (z.B. 3% Skonto bei 1.200 Euro):
Vorsteuerabzug
Was ist Vorsteuer?
Die Umsatzsteuer auf Eingangsrechnungen heißt aus deiner Sicht "Vorsteuer". Du kannst sie vom Finanzamt zurückholen.
Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug
Kein Vorsteuerabzug bei
- Bewirtungskosten (nur 50% abziehbar)
- Repräsentationsaufwand
- Privatausgaben
- Fehlerhaften Rechnungen
Fehlerhafte Eingangsrechnung - Was tun?
Nicht selbst korrigieren!
Du darfst Eingangsrechnungen niemals selbst korrigieren. Nur der Aussteller darf Änderungen vornehmen.
So gehst du vor
Typische Fehler
- Falsche Adresse
- Fehlende Rechnungsnummer
- Falscher Steuersatz
- Rechenfehler
- Fehlende UID-Nummer
Sonderfall: Abschlagsrechnung
Bei größeren Projekten kann der Lieferant Abschlagsrechnungen stellen. Diese rechnen Teilbeträge vor Projektabschluss ab.
Merkmale einer Abschlagsrechnung
- Bezieht sich auf den Projektfortschritt (z.B. 30% fertig)
- Enthält den Gesamtbetrag des Projekts
- Nach Projektende folgt eine Schlussrechnung
Eingangsrechnung in der Bilanz
Eingangsrechnungen erscheinen in deiner Bilanz als Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen. Sie stehen auf der Passivseite.
Die dazugehörige Vorsteuer steht als abziehbare Vorsteuer auf der Aktivseite - bis du sie mit der UVA geltend machst.
Häufige Fragen (FAQ)
Muss ich jede Eingangsrechnung aufheben?
Ja. Alle Eingangsrechnungen müssen 7 Jahre aufbewahrt werden. Das gilt auch für kleine Beträge.
Kann ich Eingangsrechnungen digital aufbewahren?
Ja. Digitale Aufbewahrung ist erlaubt, wenn die Rechnung unveränderbar gespeichert ist und jederzeit lesbar bleibt.
Was passiert, wenn die Rechnung fehlerhaft ist?
Du verlierst deinen Vorsteuerabzug, bis du eine korrigierte Rechnung erhältst. Zahle erst nach Korrektur.
Wie schnell muss ich eine Eingangsrechnung bezahlen?
Das hängt von den Zahlungsbedingungen ab. Üblich sind 14 bis 30 Tage. Achte auf Skonto-Fristen.
Kann ich eine Eingangsrechnung ablehnen?
Ja, wenn sie nicht der vereinbarten Leistung entspricht oder formal fehlerhaft ist. Reklamiere sofort beim Aussteller.
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- Sichere Archivierung: 7 Jahre revisionssicher gespeichert
- Zahlungserinnerung: Verpasse keine Skonto-Fristen mehr
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