Gutschrift
Eine Gutschrift ist eine besondere Rechnungsform, bei der der Leistungsempfänger die Rechnung für den Leistungserbringer ausstellt. Sie weist positive Beträge aus und dient zur vereinfachten Abrechnung zwischen Unternehmen.
Was ist eine Gutschrift?
Eine echte Gutschrift im umsatzsteuerrechtlichen Sinn ist:
- Eine Rechnung, die der Empfänger der Leistung ausstellt
- Für den Erbringer der Leistung bestimmt
- Mit positiven Beträgen (kein Storno!)
- Teil des sogenannten Gutschriftsverfahrens
Typische Anwendungsfälle
- Agentur-Freelancer-Modell: Die Agentur rechnet für den Freelancer ab
- Vermittlungsplattformen: Die Plattform rechnet für den Verkäufer ab
- Franchise-Systeme: Die Zentrale rechnet für Partner ab
- Handelsvertreter: Das Unternehmen rechnet für den Vertreter ab
Gutschrift vs. Stornorechnung - Der wichtige Unterschied
Viele verwenden das Wort "Gutschrift" falsch. Das kann steuerliche Probleme verursachen!
Echte Gutschrift (Gutschriftsverfahren)
| Merkmal | Beschreibung |
|---------|--------------|
| Wer erstellt? | Der Leistungsempfänger |
| Für wen? | Den Leistungserbringer |
| Betrag | Positiv |
| Zweck | Vereinfachte Abrechnung |
| Voraussetzung | Vorherige Vereinbarung nötig |
Stornorechnung (fälschlich "Gutschrift" genannt)
| Merkmal | Beschreibung |
|---------|--------------|
| Wer erstellt? | Der ursprüngliche Rechnungssteller |
| Für wen? | Den Kunden (Korrektur) |
| Betrag | Negativ |
| Zweck | Korrektur einer fehlerhaften Rechnung |
| Bezeichnung | Stornorechnung, Rechnungskorrektur |
Warum ist das wichtig?
Wenn du eine Stornorechnung als "Gutschrift" bezeichnest:
- Der Vorsteuerabzug des Kunden kann gefährdet sein
- Die Umsatzsteuerbasis wird falsch berechnet
- Es drohen Finanzstrafen
Merke: Korrektur = Stornorechnung. Gutschriftsverfahren = Gutschrift.
Rechtliche Grundlagen
UStG § 11 Abs. 7
In Österreich regelt das Umsatzsteuergesetz das Gutschriftsverfahren. Danach darf eine Rechnung auch vom Leistungsempfänger ausgestellt werden, wenn:
Voraussetzungen
- Schriftliche Vereinbarung zwischen beiden Parteien
- Der Leistungserbringer muss die Gutschrift prüfen können
- Bei Widerspruch wird die Gutschrift unwirksam
Pflichtangaben einer Gutschrift
Eine Gutschrift muss dieselben Angaben enthalten wie eine normale Rechnung:
Pflichtangaben
Zusätzlich wichtig
- Das Wort "Gutschrift" muss deutlich erkennbar sein
- Die Steuernummer des Leistungserbringers muss angegeben werden (nicht die eigene!)
Praktisches Beispiel
Situation
Eine Werbeagentur arbeitet mit einem Freelance-Grafiker zusammen. Der Grafiker erstellt Designs, die Agentur rechnet mit dem Endkunden ab. Die Agentur erstellt eine Gutschrift für den Grafiker.
Gutschrift der Agentur an den Grafiker
GUTSCHRIFT
Gutschrift GS-2025-0001 vom 31.01.2025
Aussteller (Leistungsempfänger):
Muster Werbeagentur GmbH
Musterstraße 1
1010 Wien
UID: ATU12345678
Empfänger (Leistungserbringer):
Max Grafik
Designerweg 5
1020 Wien
Steuernummer: 123/4567
Leistung: Logo-Design für Projekt "XY"
Leistungszeitraum: Januar 2025
Netto: 2.500,00 Euro
USt 20%: 500,00 Euro
Brutto: 3.000,00 Euro
Diese Gutschrift gilt als Rechnung im Sinne des UStG § 11.Gutschrift buchen
Beim Gutschriftsaussteller (Leistungsempfänger)
Die Agentur erhält eine Leistung und erstellt die Gutschrift:
Beim Gutschriftsempfänger (Leistungserbringer)
Der Grafiker erhält die Gutschrift und bucht einen Erlös:
Vorsteuerabzug bei Gutschriften
Für den Gutschriftsaussteller
Der Gutschriftsaussteller (Leistungsempfänger) kann die Vorsteuer aus der Gutschrift abziehen - genau wie bei einer normalen Eingangsrechnung.
Voraussetzungen:- Die Gutschrift enthält alle Pflichtangaben
- Die Leistung dient dem Unternehmen
- Der Leistungserbringer hat nicht widersprochen
Für den Gutschriftsempfänger
Der Gutschriftsempfänger (Leistungserbringer) muss die Umsatzsteuer aus der Gutschrift abführen - genau wie bei einer normalen Ausgangsrechnung.
Sonderfall: Kleinunternehmer
Wenn der Leistungserbringer Kleinunternehmer ist (UStG § 6 Abs. 1 Z 27):
- Die Gutschrift darf keine Umsatzsteuer ausweisen
- Hinweis auf Kleinunternehmerregelung einfügen
Fehler vermeiden
Wenn eine Gutschrift fälschlich Umsatzsteuer für einen Kleinunternehmer ausweist:
- Der Kleinunternehmer schuldet diese Steuer trotzdem (§ 11 Abs. 12 UStG)
- Er sollte sofort widersprechen
- Eine korrigierte Gutschrift anfordern
Widerspruch gegen Gutschrift
Wann sollte man widersprechen?
- Falsche Beträge
- Falsche Leistungsbeschreibung
- Falsch ausgewiesene Umsatzsteuer (z.B. bei Kleinunternehmer)
- Keine vorherige Vereinbarung
Wie widersprechen?
- Schriftlich (E-Mail, Brief)
- Sofort nach Erhalt der Gutschrift
- Konkret benennen, was falsch ist
Folge des Widerspruchs
Die Gutschrift wird unwirksam. Sie gilt nicht mehr als Rechnung im Sinne des UStG.
Häufige Fehler vermeiden
Falsche Verwendung des Begriffs
"Gutschrift" für Stornorechnungen zu verwenden ist falsch. Nutze die korrekten Begriffe.
Eigene Steuernummer statt die des Leistungserbringers
Auf der Gutschrift muss die Steuernummer des Leistungserbringers stehen, nicht die eigene.
Keine vorherige Vereinbarung
Das Gutschriftsverfahren muss vorher vereinbart werden. Einfach eine Gutschrift zu schreiben reicht nicht.
Negative Beträge
Gutschriften haben positive Beträge. Negative Beträge gehören auf Stornorechnungen.
Häufige Fragen (FAQ)
Muss der Leistungserbringer die Gutschrift annehmen?
Wenn es vorher vereinbart war: Ja. Er kann aber bei Fehlern widersprechen.
Kann ich als Kleinunternehmer Gutschriften erhalten?
Ja, aber ohne Umsatzsteuer-Ausweis. Der Aussteller muss das beachten.
Wie lange ist eine Gutschrift gültig?
Es gibt keine Gültigkeitsfrist. Die Gutschrift dokumentiert eine Leistung und bleibt als Beleg bestehen.
Brauche ich einen eigenen Nummernkreis für Gutschriften?
Es ist empfehlenswert, aber nicht Pflicht. Du kannst Gutschriften auch im normalen Rechnungsnummernkreis führen.
Was passiert, wenn der Leistungserbringer widerspricht?
Die Gutschrift wird unwirksam. Der Leistungserbringer muss dann selbst eine Rechnung stellen.
Gutschriften und Rechnungsheld
Das Gutschriftsverfahren ist ein spezieller Anwendungsfall, der in der Praxis seltener vorkommt als normale Rechnungen. Rechnungsheld konzentriert sich aktuell auf die häufigsten Rechnungsarten:
- Ausgangsrechnungen erstellen mit allen Pflichtangaben
- Eingangsrechnungen erfassen und per OCR auslesen
- Stornorechnungen mit einem Klick erstellen
- Teilrechnungen für Projekte verwalten
Das Erstellen von Gutschriften im Gutschriftsverfahren ist aktuell nicht in Rechnungsheld integriert. Wenn du diese Funktion benötigst, kontaktiere uns - wir prüfen gerne, ob wir das Feature für dich implementieren können.
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