Teilrechnung

Alles zur Teilrechnung: Definition, Unterschied zur Abschlagsrechnung und Schlussrechnung.

Eine Teilrechnung rechnest du für bereits erbrachte Teilleistungen ab. Sie kommt bei grösseren Projekten zum Einsatz, wenn du nicht bis zum Projektende auf dein Geld warten willst.

Was ist eine Teilrechnung?

Eine Teilrechnung (auch: Teilschlussrechnung) ist eine vollständige Rechnung für einen abgeschlossenen Teil einer grösseren Leistung.

Wichtig: Die abgerechnete Teilleistung muss bereits erbracht sein. Du rechnest nur ab, was du schon geliefert oder geleistet hast.

Beispiele für Teilrechnungen

Bauunternehmer rechnet nach Fertigstellung des Rohbaus ab
Softwareentwickler rechnet nach Abschluss eines Moduls ab
Berater rechnet nach Abschluss einer Projektphase ab
Grafiker rechnet nach Fertigstellung des Logo-Designs ab

Unterschied: Teilrechnung vs. Abschlagsrechnung

Häufiger Fehler! Beide Begriffe werden oft verwechselt, haben aber unterschiedliche rechtliche Bedeutungen.

Teilrechnung

Grundlage
Bereits erbrachte, abgeschlossene Teilleistung
Zeitpunkt
Nach Leistungserbringung
Gewährleistung
Beginnt sofort nach Rechnungsstellung
Umsatzsteuer
Fällig im Zeitraum der Rechnungsbezahlung
Charakter
Vollständige Schlussrechnung für den Teilbereich

Abschlagsrechnung

Grundlage
Allgemeiner Projektfortschritt (z.B. 30% fertig)
Zeitpunkt
Auch vor Auftragsstart möglich (Anzahlung)
Gewährleistung
Erst nach Abnahme der Gesamtleistung
Umsatzsteuer
Fällig im Zeitraum des Geldeingangs
Charakter
Vorauszahlung auf die Gesamtleistung
Praktisches Beispiel - Bauunternehmen renoviert ein Haus:
Als Teilrechnungen:
  1. Nach Fertigstellung der Elektrik
  2. Nach Fertigstellung der Sanitäranlagen
  3. Schlussrechnung nach Malerarbeiten
Als Abschlagsrechnungen:
  1. Bei 30% Fortschritt
  2. Bei 60% Fortschritt
  3. Schlussrechnung bei 100%

Wann Teilrechnungen verwenden?

Teilrechnungen sind sinnvoll bei:

Längeren Projekten
Du willst nicht monatelang auf Geld warten
Grossen Auftragswerten
Du brauchst Liquidität für laufende Kosten
Klaren Projektphasen
Du kannst abgeschlossene Teile definieren
Risikominimierung
Du sicherst dich gegen Zahlungsausfall ab

Branchen, die oft Teilrechnungen nutzen

Bauwirtschaft

Abrechnung nach Gewerken wie Rohbau, Elektrik, Sanitär

IT & Software

Abrechnung nach Modulen oder Entwicklungsphasen

Architektur & Planung

Abrechnung nach Leistungsphasen (HOAI)

Beratung & Consulting

Abrechnung nach Projektphasen oder Meilensteinen

Handwerk

Abrechnung nach abgeschlossenen Arbeitsabschnitten

Pflichtangaben einer Teilrechnung

Teilrechnungen müssen alle normalen Rechnungs-Pflichtangaben enthalten:

1
Name und Adresse beider Parteien - Aussteller und Empfänger
2
Rechnungsdatum - Wann wurde die Rechnung erstellt?
3
Fortlaufende Rechnungsnummer - Muss einmalig sein
4
Beschreibung der Teilleistung - Was genau wurde abgerechnet?
5
Zeitraum oder Datum der Teilleistung - Wann wurde geleistet?
6
Nettobetrag - Summe ohne Steuer
7
Steuersatz und Steuerbetrag - z.B. 20% USt
8
Bruttobetrag - Summe mit Steuer
9
Steuernummer oder UID-Nummer - Des Ausstellers

Zusätzlich wichtig bei Teilrechnungen

Kennzeichnung als Teilrechnung - Mache deutlich, dass es keine Endrechnung ist
Bezug zum Gesamtprojekt - z.B. Projektnummer oder Auftragsreferenz
Angabe der Teilleistung - Welcher konkrete Teil wurde abgerechnet?

Schlussrechnung nach Teilrechnungen

Nach Abschluss des gesamten Projekts erstellst du eine Schlussrechnung. Diese muss alle vorherigen Teilrechnungen berücksichtigen.

Pflichtangaben der Schlussrechnung

1
Alle Teilrechnungen auflisten - Mit Nummern und Beträgen
2
Gesamtbetrag des Projekts - Vollständige Auftragssumme
3
Bereits gezahlte Beträge - Summe aller Teilrechnungen abziehen
4
Restbetrag ausweisen - Kann auch 0 Euro sein

Beispiel Schlussrechnung

Projekt: Webseiten-Entwicklung
Gesamtbetrag netto:10.000,00 Euro
+ USt 20%:2.000,00 Euro
Brutto gesamt:12.000,00 Euro
Bereits abgerechnet:
- Teilrechnung TR-001 vom 01.02.2025:-4.800,00 Euro
- Teilrechnung TR-002 vom 01.03.2025:-4.800,00 Euro
Restbetrag:2.400,00 Euro

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Buchungssatz beim Ausstellen

Du stellst eine Teilrechnung über 4.800 Euro brutto (4.000 Euro netto + 20% USt):

Soll
Forderungen4.800,00 Euro
Haben
Erlöse Projekt4.000,00 Euro
Umsatzsteuer800,00 Euro

Buchungssatz beim Zahlungseingang

Wenn der Kunde die Teilrechnung bezahlt:

Soll
Bank4.800,00 Euro
Haben
Forderungen4.800,00 Euro
Tipp: Die Umsatzsteuer wird bei Teilrechnungen im Voranmeldungszeitraum fällig, in dem der Kunde die Rechnung bezahlt.

Vorteile für Unternehmer

Bessere Liquidität

Du erhältst regelmässig Zahlungen statt nur am Projektende

Geringeres Ausfallrisiko

Bei Zahlungsproblemen des Kunden hast du bereits Teile erhalten

Klare Meilensteine

Projekt wird in überschaubare, abrechenbare Phasen unterteilt

Frühe Gewährleistung

Gewährleistungsfrist beginnt früher als bei Abschlagsrechnungen

Transparenz für Kunden

Kunde sieht genau, wofür er zahlt

Motivation für Fortschritt

Regelmässige Rechnungen zeigen Projektfortschritt

Beachte: Bei Teilrechnungen beginnt die Gewährleistungsfrist für den abgerechneten Teil sofort nach Rechnungsstellung. Das bedeutet, dein Kunde kann Mängel am abgerechneten Teil sofort reklamieren.

Häufige Fragen (FAQ)

Wann ist eine Teilrechnung sinnvoller als eine Abschlagsrechnung?

Wenn du klar abgrenzbare Teilleistungen hast. Bei fliessenden Projekten ohne klare Phasen ist eine Abschlagsrechnung einfacher.

Muss der Kunde Teilrechnungen akzeptieren?

Das sollte vertraglich geregelt sein. Ohne Vereinbarung hat der Kunde keinen Anspruch auf Teilrechnungen - aber auch keine Pflicht, sie zu akzeptieren.

Wie viele Teilrechnungen sind üblich?

Das hängt vom Projekt ab. Bei Bauprojekten sind 3-5 Teilrechnungen üblich. Bei längeren Projekten auch mehr.

Was passiert, wenn der Kunde eine Teilrechnung nicht bezahlt?

Du kannst wie bei jeder Rechnung mahnen. Bei dauerhafter Nichtzahlung kannst du die weitere Leistung zurückhalten.

Kann ich eine Teilrechnung nachträglich in eine Abschlagsrechnung umwandeln?

Nein. Die Art der Rechnung hängt davon ab, was tatsächlich abgerechnet wird. Eine erbrachte Teilleistung ist eine Teilrechnung, eine Anzahlung ist eine Abschlagsrechnung.

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